Funktionen & Prozesse
Die Funktionen von PE-KONTOR unterstützen den gesamten Personalentwicklungsprozess. Sie entscheiden, welche Funktionen Ihre Organisation nutzt und wer damit arbeitet — Führungskräfte, Mitarbeiter und Personaler jeweils mit ihrer eigenen Ansicht.
Mitarbeitergespräche führen
PE-KONTOR stellt Vorlagen für alle Gesprächstypen bereit: Jahresgespräch, Feedbackgespräch, Probezeitgespräch, Zielvereinbarung, Austrittsgespräch und weitere. Vorlagen sind in einer Bibliothek organisiert — eigene lassen sich ergänzen.
Gespräche werden zyklisch oder ad hoc geplant. Mitarbeitende erhalten automatisch eine Einladung per E-Mail. Das Protokoll wird direkt im Tool erstellt, von Führungskraft und Mitarbeitendem digital signiert und in der digitalen Personalakte abgelegt. Kein Papier, kein Nacharbeiten.
Gespräche professionalisieren
Für jeden Gesprächstyp steht eine Mediathek mit Leitfäden, Best Practices und häufigen Fragen bereit. Führungskräfte bereiten sich gezielt vor — auch kurzfristig vor einem Feedbackgespräch. Die Inhalte sind rollenbasiert und durchsuchbar.
Gespräche lassen sich inhaltlich für bestimmte Teams oder Mitarbeitergruppen anpassen: mit Entwicklungsplänen, Karrierezielen, Maßnahmen und Meilensteinen — oder mit integrierten Zielvereinbarungen und Potenzialerhebungen.
Weiterbildung verbindlich machen
Der im Gespräch dokumentierte Bildungsbedarf wird automatisch an die Personalabteilung übermittelt. Daraus entstehen Bildungsplan und -budget für die gesamte Organisation — aufgeteilt nach Teams und einzelnen Mitarbeitenden.
Die integrierte Akademie verwaltet Weiterbildungsangebote, Anbieter und Buchungen (Outlook-Integration). Zertifikate der eigenen Akademie und Evaluationen laufen im gleichen Workflow. Pflichtschulungen werden für relevante Mitarbeitergruppen termingenau nachgehalten. Ein eigenständiges Lernmanagementsystem (LMS) bietet E-Learning an und komplettiert die Akademie.
Mitarbeiter gezielt entwickeln
PE-KONTOR kann unterschiedliche PE-Instrumente integrieren: Programme für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, für die Entwicklung von Nachwuchsführungskräften, Potenzialerhebungen, Zielvereinbarungen, Mitarbeiterbefragungen. Genau die Instrumente, die in Ihrer Organisation Sinn ergeben — ohne starre Vorgaben.
Den Überblick behalten
Jede Nutzergruppe hat ihr eigenes Dashboard:
- Führungskräfte sehen den Gesprächsstatus aller Teammitglieder, das Weiterbildungsbudget und das PE-Journal jedes Mitarbeitenden.
- Personalleiter behalten den Gesamtüberblick: offene Gespräche, Weiterbildungskosten, ausstehende Pflichtschulungen.
- Administratoren konfigurieren das Tool, erstellen Vorlagen und verwalten Nutzergruppen.
- Geschäftsführung erhält aggregierte Auswertungen: Abschlussquoten, Trends, Abteilungsvergleiche.
Compliance & DSGVO
PE-KONTOR ist DSGVO-konform by Design: Datenexport auf Knopfdruck, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen, automatische Löschung, Audit-Logging jeder Aktion. Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass niemand mehr sieht als notwendig.
Gesprächsprotokolle werden digital signiert — mit Zeitstempel, eindeutiger Identität und Manipulationsschutz. Für Unternehmen mit Betriebsrat steht ein optionaler Freigabe-Workflow für Gesprächsvorlagen bereit.
In die Systemlandschaft integrieren
PE-KONTOR lässt sich mit bestehenden HR-Systemen verbinden, nutzt Stammdaten aus dem Abrechnungssystem und legt Dokumente in der digitalen Personalakte ab. Unterstützte Schnittstellen: SAP SuccessFactors/HCM, Personio, Loga und weitere. Den Integrationsprozess gestalten wir gemeinsam mit Ihrer IT.
Daten sicher ablegen
PE-KONTOR ist als Cloud-Lösung (Hosting in Deutschland) oder als On-Premises-Installation verfügbar. Bei der Cloud-Variante sind Updates, Backups und Monitoring inklusive. Die On-Premises-Option bietet volle Datenkontrolle und ist Teil des Enterprise-Pakets.
Das Tool weiterentwickeln
PE-KONTOR lässt sich Schritt für Schritt ausbauen. Unser Cartridge-System ermöglicht es, ganze Funktionssets zu ergänzen — etwa Mitarbeiterbefragungen oder branchenspezifische Anpassungen. Einen eigenen Administrator schulen wir kurz, dann kann er das System im Regelbetrieb selbst anpassen.